Računovodstvo za spletne trgovine - Etsy, Shopify, DDV in prodaja v EU

Prodajate izdelke prek Etsyja, Shopifyja, WooCommerca ali lastne spletne trgovine? Spletna prodaja odpira številne poslovne priložnosti, vendar prinaša tudi računovodske in davčne obveznosti, na katere podjetniki pogosto niso pripravljeni.

Posebno pozornost je treba nameniti obračunavanju DDV, prodaji v druge države EU, evidentiranju spletnih plačil ter pravilnemu knjiženju provizij in zalog.

V nadaljevanju pojasnjujemo, na kaj morajo biti pozorni lastniki spletnih trgovin in kako si lahko računovodstvo poenostavijo.

Ali za spletno trgovino potrebujete računovodstvo?

Vsak podjetnik, ki opravlja spletno prodajo, mora zagotoviti ustrezno evidentiranje poslovnih dogodkov in izpolnjevanje davčnih obveznosti.

Obseg računovodstva je odvisen predvsem od:

• pravnoorganizacijske oblike podjetja,

• načina ugotavljanja davčne osnove,

• števila naročil in transakcij,

• načina plačevanja,

• prodajnih trgov,

• statusa za DDV,

• načina vodenja zalog.

Računovodstvo spletne trgovine se zato lahko bistveno razlikuje od računovodstva podjetja, ki mesečno izda le nekaj računov.

Pri spletni trgovini lahko že majhno število izdelkov pomeni veliko število posameznih naročil, vračil in plačil.

1. DDV pri spletni prodaji – kdaj morate obračunavati DDV?

Ena najpogostejših napak pri spletni prodaji je prepričanje, da se DDV vedno obračuna glede na državo, v kateri ima podjetje sedež.

V resnici je pomembno predvsem, kdo je kupec, od kod se blago odpošlje in v katero državo se dostavi.

Pravila se razlikujejo za:

• prodajo kupcem v Sloveniji,

• prodajo fizičnim osebam v drugih državah EU,

• prodajo podjetjem v EU,

• izvoz blaga v tretje države.

Primer:

Slovenska spletna trgovina prodaja izdelke končnim kupcem v Sloveniji, Nemčiji, Franciji in Italiji.

Če so izpolnjeni pogoji za uporabo splošnega praga 10.000 EUR pri čezmejni prodaji na daljavo znotraj EU, se lahko do preseganja tega praga uporablja slovenska DDV-obravnava.

Ko je prag presežen, pa je pri ustreznih prodajah praviloma treba obračunavati DDV države kupca.

Zato je pomembno, da spletna trgovina pravilno spremlja promet po posameznih državah.

2. Kaj je OSS oziroma sistem VEM?

OSS (One Stop Shop), v Sloveniji imenovan sistem VEM, je posebna ureditev, ki podjetjem omogoča poenostavljeno poročanje in plačevanje DDV za določene čezmejne prodaje potrošnikom v EU.

Namesto ločene registracije za DDV v več državah članicah lahko podjetje za transakcije, vključene v ureditev, uporablja eno posebno ureditev.

Primer:

Slovensko podjetje prodaja izdelke končnim kupcem v Nemčiji, Avstriji in Franciji.

Če je vključeno v ureditev OSS, lahko za te prodaje obračunava ustrezni DDV posameznih držav in ga prijavi prek sistema OSS v Sloveniji.

Obračun OSS se praviloma oddaja četrtletno.

Pomembno pa je vedeti, da OSS ne nadomesti vseh drugih obveznosti glede DDV.

Če ima spletna trgovina zalogo v drugi državi članici, lahko na primer nastanejo dodatne obveznosti lokalne registracije za DDV.

3. Etsy, Shopify in WooCommerce - kako pravilno evidentirati prodajo?

Različne prodajne platforme omogočajo različne načine evidentiranja naročil, izdajanja računov in povezovanja z računovodskimi programi.

Pri tem je pomembno razlikovati med prodajno platformo, plačilnim ponudnikom in računovodskim sistemom.

Etsy

Pri prodaji prek Etsyja je treba posebno pozornost nameniti:

• evidentiranju naročil in izdanih računov,

• provizijam platforme,

• pravilnemu obračunu DDV,

• vračilom kupcem,

• nakazilom platforme na bančni račun.

Dejstvo, da Etsy pri določenih transakcijah obračuna ali pobere DDV, še ne pomeni, da je prodajalec avtomatično razbremenjen vseh davčnih obveznosti.

Shopify

Pri Shopifyju je pomembna pravilna nastavitev davčnih pravil, načinov plačevanja in izdajanja računov.

Posebna pozornost je potrebna pri prodaji v različne države, saj morajo nastavitve ustrezati dejanski davčni obravnavi posamezne transakcije.

WooCommerce

Pri spletnih trgovinah WooCommerce so pomembni predvsem pravilna konfiguracija DDV, izbira ustreznih razširitev in povezava z računovodskim programom.

Ne glede na platformo je cilj enak: zagotoviti pravilne podatke za izdajanje računov, davčne evidence in knjiženje.

4. Kako knjižiti plačila prek Stripe, PayPala in drugih ponudnikov?

Veliko spletnih trgovin za prejemanje plačil uporablja ponudnike, kot sta Stripe in PayPal.

Pri tem pogosto nastane razlika med vrednostjo naročila in zneskom, ki ga podjetje dejansko prejme na bančni račun.

Primer:

Kupec v spletni trgovini plača 100 EUR.

Ponudnik plačilnih storitev zaračuna 3 EUR provizije, podjetju pa na bančni račun nakaže 97 EUR.

To ne pomeni, da je prihodek od prodaje samo 97 EUR.

Praviloma je treba ločeno evidentirati celotno vrednost prodaje, provizijo plačilnega ponudnika in poravnavo terjatve.

Pri tem je treba upoštevati tudi ustrezno DDV-obravnavo provizij.

Zato so izpiski in poročila plačilnih ponudnikov pomemben del računovodske dokumentacije.

5. Ali je treba račune spletne trgovine davčno potrjevati?

Obveznost davčnega potrjevanja računov je odvisna predvsem od načina plačila in zakonskih izjem.

Pri plačilih s plačilnimi karticami praviloma nastane obveznost davčnega potrjevanja računov.

Pri neposrednih nakazilih na transakcijski račun je obravnava lahko drugačna.

Posebno pozornost je treba nameniti spletnim plačilnim ponudnikom, saj ni vsak način spletnega plačila za namene davčnega potrjevanja obravnavan enako.

Zato je pomembno, da podjetnik pred začetkom spletne prodaje pravilno nastavi izdajanje in potrjevanje računov.

6. Vodenje zalog v spletni trgovini

Spletna trgovina, ki prodaja fizične izdelke, mora zagotoviti ustrezne evidence blaga.

Pomembno je spremljati:

• nabave izdelkov,

• količine zalog,

• nabavno vrednost blaga,

• prodajo in odpremo izdelkov,

• vračila kupcev,

• morebitne odpise in inventurne razlike.

Pri spletnih trgovinah, ki prodajajo prek več platform hkrati, lahko nepravilno usklajevanje zalog povzroči razlike med dejanskim in knjigovodskim stanjem.

Zato je pri večjem številu naročil smiselno razmisliti o avtomatiziranem prenosu podatkov.

7. Ali je mogoče Etsy in Shopify povezati z računovodskim programom?

Da. Glede na uporabljeno programsko opremo in razpoložljive integracije je mogoče avtomatizirati del računovodskih postopkov.

Možne so na primer:

• sinhronizacija naročil,

• priprava izdanih računov,

• prenos podatkov v računovodski program,

• usklajevanje zalog,

• spremljanje plačil in provizij.

Takšne povezave lahko zmanjšajo ročno delo, vendar jih je treba pred uporabo ustrezno preizkusiti.

Še posebej pomembno je preveriti pravilnost DDV-stopenj, držav kupcev, načina izdajanja računov in morebitnega davčnega potrjevanja.

Avtomatizacija namreč ne pomeni, da računovodskega nadzora ne potrebujete več.

8. Najpogostejše računovodske napake spletnih trgovin

Pri spletni prodaji se pogosto pojavljajo naslednje težave:

Nepravilno obračunan DDV

Prodajalec ne spremlja prodaje v druge države EU ali nima pravilno nastavljenih davčnih pravil.

Napačno evidentiranje prihodkov

Kot prihodek se evidentira samo nakazilo platforme, čeprav so bile pred nakazilom odštete provizije.

Manjkajoči računi za provizije

Podjetnik ne evidentira stroškov plačilnih ponudnikov ali prodajnih platform.

Neusklajene zaloge

Količine izdelkov v spletni trgovini se ne ujemajo z računovodskimi evidencami.

Nepravilno davčno potrjevanje

Spletna trgovina nima ustrezno nastavljenega sistema za izdajanje in potrjevanje računov.

Takšne napake lahko povzročijo dodatno računovodsko delo, nepravilne davčne obračune in morebitne obveznosti do davčnih organov.

9. Kako vam lahko pomaga P Kontis?

V računovodskem servisu P Kontis nudimo računovodsko podporo tudi podjetnikom, ki poslujejo prek spletnih trgovin in mednarodnih prodajnih platform.

Pomagamo vam pri:

• vodenju računovodstva spletne trgovine,

• pravilni obravnavi DDV pri prodaji v Sloveniji in tujini,

• ureditvi obveznosti v sistemu OSS,

• evidentiranju spletnih plačil in provizij,

• usklajevanju računovodskih evidenc,

• organizaciji prenosa podatkov iz spletnih trgovin v računovodski program.

Pri sodelovanju uporabljamo tudi računovodski program Minimax, ki omogoča digitalno poslovanje in povezovanje z drugimi sistemi.

Imate spletno trgovino ali jo šele načrtujete?

Pravilno računovodstvo je bistveno enostavneje vzpostaviti že na začetku poslovanja, kot naknadno odpravljati nepravilnosti.

Kontaktirajte nas in pomagali vam bomo urediti računovodstvo spletne trgovine glede na vaše prodajne kanale, obseg poslovanja in države, v katere prodajate.